기업 간 청구서 분쟁 발생 시 해결 절차 정리
기업 간 거래에서는 물품대금, 용역비, 세금계산서 등 다양한 형태의 청구서가 오갑니다. 평소에는 문제 없이 처리되지만, 금액·내역·계약 내용 등에 대한 견해 차이로 분쟁이 생기는 경우가 적지 않습니다. 청구서 분쟁은 거래 관계 악화뿐 아니라 재무 리스크로 이어질 수 있기 때문에 신속하고 정확한 대응 절차가 필수입니다.
아래에서는 기업 간 청구서 분쟁이 발생했을 때 단계별 해결 절차와 실무적으로 꼭 알아야 할 포인트를 정리해드릴게요.
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| 1. 분쟁 원인 분석 및 사실관계 확인
청구서 분쟁은 대부분 아래 유형에서 발생합니다.
계약서와 청구 내용의 불일치
단가·수량 오류
검수 기준의 차이
납품 지연 또는 품질 문제
추가 작업비 또는 옵션 비용 포함 여부
세금계산서 발행 시기·금액 차이
분쟁이 발생하면 가장 먼저 해야 할 일은 관련 자료 확보입니다.
계약서
발주서/주문서
납품서·검수서
이메일·메신저 대화
작업 지시서
세금계산서
자료를 확보해야 “누가 무엇을 약속했고 어느 부분에서 다르게 해석하고 있는지”가 정확해집니다.
| 2. 내부 검토 및 담당자 간 1차 협의
기업 간 분쟁은 1차적으로 담당자끼리 조정하는 경우가 가장 빠르고 효율적입니다.
주요 체크포인트
실제 계약 조건과 청구서가 일치하는지
추가 작업비/추가 납품이 있었는지
상대방에게 사전 합의가 있었는지
담당자 단독 결정인지 또는 회사 승인 절차가 있었는지
미세한 오해에서 비롯된 분쟁이라면 이 단계에서 대부분 정리됩니다.
| 3. 공식 공문 또는 내용증명으로 정식 입장 전달
1차 협의로 해결되지 않으면 공문 또는 내용증명을 통해 회사의 공식적 입장을 전달해야 합니다.
내용증명에는 다음 사항을 명확하게 포함합니다.
청구서 분쟁의 문제점
상계 또는 감액 이유
상대방의 계약 위반 또는 과실 여부
추가 자료 요청
협의 일정 또는 재답변 요청 기한
내용증명을 보내면 “자체 해결 의지가 있다”는 의사표시가 되고, 향후 법적 분쟁 시 중요한 증거가 됩니다.
| 4. 중재·조정 절차 이용
기업 간 분쟁은 법적 소송 이전에 조정·중재 제도를 활용하면 훨씬 비용과 시간을 절약할 수 있습니다.
활용 가능한 기관
대한상사중재원(KCAB)
중소기업중앙회 조정위원회
대한상공회의소 기업분쟁조정센터
중재·조정은
처리속도가 빠르고
비공개 진행이 가능하며
판결과 유사한 효력이 있어
실무적으로 선호되는 절차입니다.
| 5. 민사 소송 제기 (대금 청구 또는 채무부존재 확인 소송)
협의와 조정으로도 해결되지 않는다면 민사 소송으로 넘어가게 됩니다.
기업 간 청구서 분쟁에서 주로 제기되는 소송은 다음과 같습니다.
1. 대금청구소송
청구한 금액을 지급하라는 소송
2. 채무부존재 확인소송
상대방이 청구한 금액이 부당하다는 것을 확인받는 소송
3. 손해배상청구
계약 위반으로 인해 손해가 발생했을 경우 제기 가능
4. 지급명령 신청
금액이 명확할 때는 빠르게 법원 지급명령 절차 이용 가능
| 6. 강제집행 절차
법원 판결 또는 강제집행권원이 확정되면
압류
추심
경매
등의 방식으로 실제 금전 회수를 진행할 수 있습니다.
| 청구서 분쟁에서 자주 발생하는 법적 위험
기업 간 청구서 갈등은 민사 문제로 보이지만, 상황에 따라 형사 문제로 확대될 수도 있습니다.
1. 사기죄
허위 계약 또는 고의적 대금 미지급이 반복되는 경우
2. 업무상배임죄
담당자가 회사 지침을 어기고 임의로 거래 조건을 변경한 경우
3. 위조·변조 관련 범죄
납품서·계약서·정산표 등을 조작한 경우
→ 사문서위조죄, 행사죄
4. 공갈·협박 문제
대금 분쟁 과정에서 상대방을 압박하는 발언을 한 경우
이러한 형사 이슈가 발생하면 기업 신뢰도에 치명적이므로 초기 대응이 매우 중요합니다.
| 청구서 분쟁 상황에서 가능한 법적 대응
1. 계약 위반 사실 증명
문서·메일·정산자료 등으로 상대방 과실을 입증
2. 협의 기록을 남기기
전화 통화만으로 논의하면 증거가 남지 않으므로 이메일·공문 활용
3. 분쟁 가이드라인 마련
재발 방지를 위해 기업 차원의 내부 규정 정비
4. 부당한 청구 시 역고소 가능
사기
사문서위조
업무상배임
등 판단 가능
